Les 6 étapes pour organiser l’événement parfait

Contrairement aux idées reçues, le succès d’un événement ne tient pas qu’au seul lieu. C’est plutôt un ensemble d’ingrédients qui garantira la réussite de votre recette et fera de votre event, un moment spécial et mémorable. Il y a toutefois au moins 6 étapes incontournables à respecter.

Etape 1 – L’objectif de votre événement

L’erreur classique consiste à foncer tête baissée sans avoir au préalablement l’objectif de l’événement. Il faut donc prendre le temps de bien analyser l’objectif de l’événement en se posant notamment les questions suivantes :

  • Quel est le message à faire passer ?
  • Qui veut-on toucher par cet événement ?
  • Quel but souhaitez-vous atteindre ?

Etape 2 – Réalisation du brief

Une fois l’objectif clairement déterminé, il est temps de passer à l’étape suivante : la réalisation d’un brief complet pour mettre dès le départ toutes les chances de son côté.

  • Informations essentielles :
  • La date
  • Le nombre de personnes
  • Le format => petit-déjeuner, matinée, ½ journée, journée, Soirée etc.
  • La mise en place de la salle :
    • Théâtre
    • Classe
    • Cabaret
  • L’équipement de la salle
  • La restauration :
    • Les pauses
    • Le déjeuner assis ou cocktail
  • Le budget

Etape 3 – Le lieu et la date de l’événement

Pour définir la bonne date, de nombreux critères sont à prendre en compte comme les vacances scolaires, les ponts et les événements déjà connus. Pensez à établir un rétroplanning par rapport au lancement des invitations pour que les personnes soient informées suffisamment tôt de l’événement pour booker leur agenda.

Même si on a trop tendance à résumer la réussite d’un événement au lieu, il n’en demeure pas moins que le site sélectionné reste un facteur primordial. Le lieu doit être facile d’accès en voiture ou en transports et doit impérativement comporter un parking. Il faut aussi veiller aux besoins techniques de la salle : internet, sonorisation etc…

Etape 4 – Le bon sujet par rapport à l’actualité

Le thème est très important pour s’assurer que les personnes invitées se déplacent. Il convient de déterminer précisément le message clé que l’on veut faire passer et quel genre d’animation spéciale pour y parvenir. Doit-on s’appuyer sur une vidéo ou de la musique pour mettre l’accent sur ce message ? Il faut idéalement sortir de la simple présentation Powerpoint que tout le monde connait et essayer de marquer les esprits par un angle original.

Le succès d’un événement est aussi conditionné par la qualité des interventions qui vont permettre d’amplifier ce message. Sélectionnez avec minutie le ou les orateurs présents et prenez soin de calculer la durée idéale des interventions, ni trop courte ce qui donnerait l’impression d’une préparation négligée, ni trop longue pour ne pas lasser et perdre l’attention de son auditoire.

Etape 5 – Animation originale

Cette époque d’innovations techniques et technologiques est idéale pour le monde de l’event, Le métier a pris un coup de jeune grâce notamment aux développements des objets connectés, des jeux en grandeur réelle, des réseaux sociaux…

De nouvelles opportunités apparaissent régulièrement pour proposer des animations différentes qui surprendront le public et renouvelleront le genre via un travail de veille pertinent ou une collaboration avec une agence spécialisée.

Etape 6 – Une bonne communication

Une communication efficace s’effectue à trois moment distincts :

  • Avant l’événement => envoyer le bon message au bon moment :
    • un « save the date » pour informer le public de l’événement
    • l’invitation suffisamment tôt pour que la cible puis réserver la date
    • Pour les gros événements : mettre en place une communication sur les bons médias, les newsletters, les réseaux sociaux…
  • Pendant l’événement => Live Tweet
  • Après l’événement => Mail de remerciement, prise de rendez-vous etc…

Il n’y a pas de secret, plus on s’y prend tôt pour mettre en place son événement et qu’on respecte certaines règles, mieux il sera ciblé, préparé et mémorable.